- 「退職したいけれど、上司にどうやって話す時間をもらえばいいのだろう」
- 「退職の面談アポを取るメールを、どう書けばいいか分からない」
- 「失礼のない文面で、スムーズに面談時間を確保したい」
このように悩んでいませんか。
上司に退職を伝えるため、落ち着いて話せる時間を確保したい場合は、まずメールで面談をお願いするとよいでしょう。
アポメールでは退職について細かく説明するより、上司が予定を調整できるよう、用件と候補日時を簡潔に伝えることが大切です。
この記事では、そのまま参考にできる退職のアポメール例文と送り方、送信後の返事への対応、なかなか話が進まない場合の選択肢まで順番に解説します。
退職のアポメールの送り方｜そのまま使える例文あり
退職について上司と話したい場合は、まず落ち着いて話せる時間を確保しましょう。
アポメールの目的は、メールだけで退職の話をすべて終わらせることではありません。
上司に「相談したいことがある」と伝え、面談の日程を決めるためのメールと考えると文面を作りやすくなります。
候補日時やメールでどこまで伝えるかを決めたうえで、上司が返事をしやすい内容にまとめていきましょう。
メールを作る前に確認しておきたいこと
退職のアポメールを書く前に、面談の日程やメールでどこまで伝えるかを整理しておきましょう。
先に決めておけば、文面を作る途中で迷いにくくなります。
確認しておきたいのは、次の3つです。
- 面談の候補日時をいくつか決めておく
- メール内で「退職」と伝えるかどうか
- メールを送ったあとに聞かれても答えられるよう、退職理由と退職時期を整理しておく
面談の候補日時は、上司が選びやすいよう2〜3つ程度用意しておきましょう。
また、メール内で「退職」と伝えるかどうかも先に決めておくと、文面を作りやすくなります。
メール送信後に聞かれても答えられるよう、退職理由と希望する退職時期も整理しておくと安心です。
上司に送る文面の書き方｜そのまま使える例文
退職のアポメールは、件名、面談をお願いしたい旨、候補日時を簡潔にまとめるのが基本です。
長い前置きを入れず、「何をお願いしたいメールなのか」が分かる文面を意識しましょう。
基本的な例文は次のとおりです。
件名：ご相談のお時間について 〇〇部長 お疲れさまです。 〇〇です。 ご相談したいことがあり、少しお時間をいただけないでしょうか。 下記の時間帯でしたら調整可能です。 ・〇月〇日（〇）15時以降 ・〇月〇日（〇）10時～12時 ・〇月〇日（〇）16時以降 上記以外でも、〇〇部長のご都合に合わせて調整いたします。 対面での調整が難しい場合は、オンラインでも問題ございません。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
退職について先に伝えておきたい場合は、「ご相談したいことがあり」の部分を「退職についてご相談したいことがあり」に置き換えれば対応できます。
アポメールでは、退職について詳しく説明する必要はありません。
上司が面談の日程を決めやすい、簡潔で分かりやすい文面を意識しましょう。
スムーズにアポ時間を確保するための送信タイミングと注意点
アポメールの文面が完成したら、一度見直してから送りましょう。
内容に問題がなくても、送るタイミングやちょっとしたミスによって、やり取りがスムーズに進まないこともあります。
上司が確認しやすく、返信しやすいメールになっているかを最後にチェックしてみてください。
送信前には、次の3つを確認しておきましょう。
- 上司が確認・返信しやすい時間帯を選ぶ（できれば午前中が目安）
- 宛先、名前、候補日時、曜日に間違いがないか確認する
- メール本文に誤字や入力漏れがないか確認する
特に候補日時や曜日を間違えると、面談の日程を決めるまでに余計なやり取りが増えてしまいます。
また、面談を希望する当日の直前ではなく、上司が予定を調整できる余裕を持って送るようにしましょう。
最後にメール全体を読み返し、面談の時間をお願いしたいことが分かりやすく伝わっているか確認してから送信してください。
上司から返事が来たときの対応例
アポメールを送ると、そのまま日程が決まる場合もあれば、相談内容を聞かれたり、今は時間を取れないと言われたりすることもあります。
メールを送ったあと、「何と返ってくるだろう」と不安になる人もいるでしょう。
あらかじめ代表的な返事への対応を知っておけば、返信が来たときにも落ち着いて次の行動に進めます。
面談日時が決まったら日程を確認して返信する
上司から「〇日の17時なら大丈夫です」などと返事が来たら、日時を確認して簡潔に返信しましょう。
たとえば、
「ありがとうございます。
〇月〇日17時、承知しました。
お時間をいただきありがとうございます。
よろしくお願いいたします。」
といった形です。
この時点では、改めて長い説明を加える必要はありません。
返信後は、面談で伝えたい内容を整理しておきます。
退職の意思、希望する時期、引き継ぎについて自分の考えをまとめておけば、緊張していても話の軸を保ちやすくなります。
あわせて就業規則などを見て、退職の申出時期や必要な手続きも把握しておくと、面談後の流れをイメージしやすくなります。
相談内容を聞かれたらメールでは要点だけ伝える
上司から「何の相談ですか？」「メールで内容を教えてください」と聞かれることもあります。
その場合は、詳しい事情まで書かず、面談の目的が伝わる程度に返信するとよいでしょう。
たとえば、
「退職についてご相談したいと考えています。
詳細は直接お話しできれば幸いです。」
と伝えれば、用件は十分に伝わります。
アポメールを送るときと同じように、返信でも退職について細かく説明する必要はありません。
人間関係や職場への不満などを長文で書くと、本来伝えたい内容が分かりにくくなることがあります。
詳しい話は面談でしたいのであれば、要点だけ伝えたうえで「詳細は直接お話ししたい」と返しましょう。
「今は時間が取れない」と言われたら別の日程を提案する
上司から「今週は忙しくて時間が取れない」と返事が来た場合は、まず別の日程を提案します。
たとえば、
「ご返信ありがとうございます。
承知しました。
来週でしたら、〇日・〇日・〇日のいずれも調整可能です。
ご都合のよい時間帯がありましたら、ご指定いただけますと幸いです。
対面での調整が難しい場合は、オンラインや電話でも問題ございません。
よろしくお願いいたします。」
と返せます。
自分から候補日を出しにくければ、「ご都合のよい日時をいくつか教えていただけますでしょうか」と上司側に候補を聞いても構いません。
一度時間が取れないと言われただけで、「退職の話を聞いてもらえない」と判断する必要はありません。
まずは別日や別の面談方法を提案し、それでも話が進まない場合は次の方法を考えます。
退職のアポメールを送っても話が進まないときの選択肢
アポメールを送っても、上司から返事が来ないことがあります。
一度のメールで話が進まない場合は再度連絡し、それでも難しければ社内の別窓口、さらに必要に応じて第三者への相談へと段階的に考えていきましょう。
返事がないときはもう一度連絡する
一度メールを送って返事がない場合は、見落とされている可能性もあるため、改めて連絡してみましょう。
再度連絡するときは、相手を責めるような表現は避けます。
たとえば、
「先日、ご相談のお時間についてメールをお送りしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。」
と簡潔に伝えられます。
普段から社内チャットを使っている職場なら、「メールをお送りしていますので、お時間のある際にご確認をお願いします」と知らせる方法もあります。
出社時に上司へ直接声をかけられる状況であれば、「先日メールをお送りしたのですが、少しお時間をいただけますでしょうか」と確認してみてもよいでしょう。
電話で連絡することが自然な職場であれば、電話で面談の時間をお願いする方法もあります。
メール、社内チャット、電話、直接の声かけなど、普段の職場で使いやすい方法で一度確認してみてください。
それでも面談の時間を取れない場合は、社内の別窓口へ相談することも考えます。
何度連絡しても返事がないときは社内の別窓口を確認する
何度か連絡しても上司と話す機会を作れない場合は、社内に別の相談先がないか調べます。
会社によっては、人事、総務、上位の管理職、社内相談窓口などが候補になります。
ただし、どこへ申し出ればよいかは会社ごとに異なります。
就業規則や社内規程を見たうえで、
「直属の上司へ面談をお願いしていますが、まだ面談の時間を取れていません。退職について相談したい場合、どのように進めればよいでしょうか」
と伝えると、誰かを責める形にならず、現在の状況を説明できます。
すぐに別の部署へ退職の手続きを依頼するのではなく、まず社内でどのように進めればよいか確認してみましょう。
それでも話が進まないときは第三者への相談も考える
どうしても退職の話が進まない場合は、第三者への相談も選択肢になります。
特に、「これ以上自分で上司や会社とやり取りするのは負担が大きい」と感じている場合は、退職に関するサポートを利用する方法があります。
たとえば、会社への連絡からサポートしてほしい場合は、退職代行サービスが自分の状況に合うか確認してみてもよいでしょう。
ただし、サービスによって運営元や対応範囲は異なります。
利用を考える場合は、会社とのやり取りをどこまで任せられるのか、追加費用はあるのかなどを確認したうえで、自分が必要としているサポートと合っているか判断してください。
自分だけで退職の話を進めることが難しくなっているなら、無理に同じやり方を続けるのではなく、第三者に頼ることも含めて次の方法を考えてみましょう。
自分に合う方法で退職の話を前に進めよう
退職について上司と話したい場合は、まず面談の候補日時を決め、アポメールで時間をお願いしてみましょう。
アポメールを送ったあと、退職の話がなかなか進まない場合は、上司の対応を待つだけでなく、ほかの人に相談したり、別の方法を試したりすることも選択肢の一つです。
ここまで自分で進められそうなら、この記事の例文を参考に、まずは上司と話す時間を作るところから始めてみてください。
一方で、「上司へ連絡すること自体がつらい」「何度連絡しても話が進まず、これ以上会社とやり取りするのは負担が大きい」と感じている人もいるでしょう。
退職の進め方は、自分だけですべて対応する方法だけではありません。
会社とのやり取りをサポートしてほしい場合は、退職代行など外部のサービスを利用する方法もあります。
大切なのは、今の自分の状況を整理して、次にどんな行動が必要なのかを考えることです。
「自分だけでは退職の話を進めるのが難しい」「誰かに相談してから今後の進め方を決めたい」と感じているなら、退職代行へ相談する方法もあります。
無料で相談できるサービスも比較しているので、まずはどのようなサポートを受けられるのか確認してみてください。
