- 「取引先への退職メールをどう書けばよいか分からない」
- 「退職メールはいつ送ればいい？」
- 「後任者については、どこまで伝えればいい？」
このように悩んでいませんか。
取引先への退職メールでは、退職日や後任者の連絡先を伝えておくことで、退職前後の連絡の行き違いを減らせます。
この記事では、最後の挨拶をメールで伝える場合や、後任者と訪問する前に送る場合など、状況に合わせた例文を紹介します。
送信時のマナーや、メールを送った後の対応も解説するので、ぜひ参考にしてください。
取引先へ送る退職メールの例文
取引先への退職メールでは、退職日や後任者の連絡先を伝え、これまでのお礼を添えることが基本です。
ここでは、訪問の予定や後任者の決定状況に合わせて、3つの例文を紹介します。
最後の挨拶をメールで伝える場合の例文
取引先へ直接挨拶に伺わない場合は、退職の報告と感謝の気持ちをメールで伝えましょう。
退職後の連絡先が分かるよう、後任者の情報も添えておくことが大切です。
■退職メールの例文 件名：退職のご挨拶（〇〇株式会社・氏名） 株式会社△△ 営業部 □□様 いつも大変お世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇です。 私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により、〇月〇日をもちまして退職することとなりました。 □□様には、これまでさまざまな場面でお力添えをいただき、心より感謝申し上げます。 私の退職後は、同じ部署の〇〇が後任として業務を担当いたします。 後任者：〇〇 〇〇 所属：〇〇部 メールアドレス：〇〇〇〇 電話番号：〇〇〇〇 今後のお問い合わせにつきましては、後任の〇〇までご連絡いただけますと幸いです。 本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 これまで誠にありがとうございました。 〇〇株式会社 〇〇部 氏名
件名には「退職のご挨拶」と会社名・氏名を入れ、誰からの連絡なのか分かるようにしましょう。
本文には退職日と感謝の言葉に加え、後任者の名前や連絡先も記載してください。
特にお世話になった取引先には、一緒に取り組んだ仕事などに触れながら、お礼の一文を添えてもよいでしょう。
また、有給休暇の取得などで退職日と最終出社日が異なる場合は、必要に応じて両方を記載してください。
退職メールを送った後は、送信先やメールの内容を後任者にも共有しておきましょう。
後任者と挨拶に伺う前に送るメールの例文
退職前に後任者と取引先を訪問する場合は、事前にメールで退職することを伝えましょう。
あわせて、後任者と挨拶に伺いたい旨や訪問候補日を記載すると、日程の調整につながります。
■訪問前に送る退職メールの例文
件名：退職のご挨拶と後任担当者のご紹介（〇〇株式会社・氏名）
株式会社△△
営業部
□□様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により、〇月〇日をもちまして退職することとなりました。
これまで□□様には大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
私の後任は、同じ部署の〇〇が担当いたします。
つきましては、退職前に後任の〇〇とともにお伺いし、直接ご挨拶させていただければと存じます。
ご都合がよろしければ、以下の日程でお時間をいただけますでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時ごろ
・〇月〇日（〇）〇時ごろ
上記の日程が難しい場合は、別の日程でも調整いたしますので、お申し付けください。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇部
氏名
こちらの例文は、退職の挨拶に加えて、後任者と訪問する日程を調整する内容です。
訪問日時がまだ決まっていない場合は、例文のように候補日を提示すると、相手も予定を確認できます。
すでに訪問日時が決まっている場合は、候補日の部分を確定した日時に変更しましょう。
メールを送ったことや取引先からの返信は後任者と共有し、訪問前に日程や進行中の案件を確認しておきましょう。
取引先へ退職メールを送る際のマナー
取引先への退職メールは、文章の内容だけでなく、送るタイミングや宛先にも気を配りたいところです。
ここでは、退職メールを送る際に確認しておきたい3つのマナーを紹介します。
退職メールを送る時期は上司と相談して決める
取引先への退職メールは、最終出社日までの日数を考慮し、上司と相談して送る時期を決めましょう。
特に確認したいのは、次の3点です。
- 退職日と最終出社日： 取引先に伝える日付が決まっているか確認する。
- 後任者と引き継ぎの状況： 後任者への引き継ぎが進んでいるか確認する。
- 取引先への連絡方法と時期： いつ、どのように退職を伝えるか、上司をCCに入れる必要があるかを確認する。
後任者が決まっていない場合は、退職後の問い合わせ先を上司に確認してから取引先へ連絡しましょう。
退職メールを送る時期は、会社の方針や引き継ぎの状況によって異なります。
取引先が後任者と円滑に連絡を取れるよう、余裕を持って伝えられる時期を上司と相談しましょう。
複数の取引先に一斉送信する場合の注意点
複数の取引先に退職メールを送る場合は、送信方法や宛先の設定に注意しましょう。
特に確認しておきたいのは、次の3点です。
- 特にお世話になった取引先には個別に送る： 相手の名前を入れ、感謝の気持ちを伝えましょう。
- 一斉送信する場合はBCCを使う： ほかの取引先のメールアドレスが見えないよう、送信前に宛先の設定を確認してください。
- 一斉送信してよいか上司に確認する： 会社によってメールの送信ルールが異なるため、事前に確認しておきましょう。
また、一斉送信では共通の文章になるため、特定の取引先だけに関係する案件の情報を記載しないよう注意してください。
宛先に間違いがないか確認する
退職メールは、内容だけでなく、正しい相手に届けることも大切です。
送信先を間違えないよう、メールを送る前に宛先を見直しておきましょう。
特に確認しておきたいのは、次の3点です。
| 確認項目 | チェックする内容 |
|---|---|
| 会社名・部署名 | 正式名称や部署名に間違いがないか |
| 担当者名・敬称 | 名前の漢字や敬称が正しいか |
| メールアドレス | 現在の担当者のアドレスになっているか |
過去のメールを参考にする場合も、担当者や部署が変わっていることがあるため、そのまま使用せずに確認しましょう。
また、本文に記載した退職日や後任者の連絡先にも誤りがないか、送信前に見直しておくことが大切です。
取引先への退職メールを送った後の対応例
退職メールを送った後、どう対応すればよいか迷う場面もあるでしょう。
ここでは、3つの場面に分けて対応方法を紹介します。
退職後の予定を聞かれたときの答え方
取引先から退職後の予定を聞かれた場合は、伝えても差し支えない範囲で答えましょう。
退職後の予定については、相手との関係や自分の状況に合わせて、伝える内容を決めるとよいでしょう。
退職後の予定が決まっている場合は、例えば次のように答えられます。
「お気遣いいただき、ありがとうございます。退職後は〇〇を予定しています。これまで大変お世話になりました。」
「〇〇」の部分は、実際の予定に合わせて変更してください。
メールで返信する場合は、相手への呼びかけや結びの挨拶を加えて使用しましょう。
なお、転職先の会社名などを伝える場合は、現在の会社との関係や守秘義務にも配慮してください。
食事に誘われたときの受け方・断り方
取引先から食事に誘われた場合は、会社のルールや自分の予定を確認したうえで、返事をしましょう。
長く付き合いのある取引先から、退職前に食事のお誘いを受けることも考えられます。
まずは相手の気遣いに感謝し、そのうえで都合を伝えるとよいでしょう。
【食事のお誘いを受ける場合】
「お誘いいただき、ありがとうございます。
ぜひご一緒できればと思います。
日程については、予定を確認して改めてご連絡いたします。」
【食事のお誘いを辞退する場合】
「お誘いいただき、ありがとうございます。
せっかくのお申し出ですが、退職までの予定の都合で、今回はご一緒することが難しそうです。
お気持ちだけでも大変ありがたく思っています。」
電話や対面ではそのまま使えますが、メールで返信する場合は、宛名や結びの挨拶を加えてください。
辞退する際に、予定や個人的な事情を詳しく説明する必要はありません。
また、承諾する場合も、会社の接待・贈答などに関するルールを確認しておきましょう。
取引先から引き留められたら上司に相談する
取引先から退職を引き留められた場合は、まず感謝を伝え、担当の継続を求められたことを上司に相談しましょう。
退職メールを送った後に、「辞めないでほしい」「もう少し担当を続けてほしい」と言われることも考えられます。
そのようなときは、次のように返答できます。
【引き留められた場合の返答例】
「そのように言っていただき、ありがとうございます。
退職の予定は変わりませんが、残りの期間でしっかり引き継ぎを進めてまいります。
今後は後任の〇〇が担当いたしますので、引き続きよろしくお願いいたします。」
取引先から担当の継続を求められても、その場で退職日の延期を約束する必要はありません。
まずは、いつ、誰から、どのような要望があったのかを上司に伝えましょう。
取引先から繰り返し担当の継続を求められる場合は、上司に連絡窓口になってもらい、後任者への引き継ぎや今後の対応を調整する方法もあります。
一人で返答を抱え込まず、社内で対応を確認しておくとよいでしょう。
上司から退職日の延期を求められた場合の相談先
取引先からの引き留めを上司に伝えたところ、上司からも退職日を延ばしてほしいと言われることがあります。
上司と話し合っても退職日について折り合いがつかない場合は、人事・労務担当者など、別の相談先を考えてみましょう。
人事・労務担当者に退職手続きを確認する
上司との話し合いが進まない場合は、人事・労務担当者に退職手続きについて確認しましょう。
まずは、希望する退職日や、これまで上司と話し合った内容を整理しておくとよいでしょう。
人事・労務担当者には、退職届の提出先や必要な書類、今後の手続きの進め方などを確認できます。
上司から延期を求められたからといって、その時点で退職日の変更が決まるわけではありません。
退職日の扱いは雇用契約の種類や退職の申し出方などによっても異なるため、自分の状況に合わせて確認することが大切です。
また、取引先へすでに退職日を案内している場合は、実際に日程が変更されたときに訂正の連絡が必要かどうかも、社内で確認しましょう。
退職代行サービスに退職の進め方を相談する
上司や人事・労務担当者に相談しても退職の話が進まない場合は、退職代行サービスの無料相談を利用する方法もあります。
相談する際は、退職日の延期を求められていることや、会社とのやり取りで困っていることを具体的に伝えてみましょう。
自分の状況でどのような対応が考えられるのか、相談を通じて整理できれば、次の行動を考える判断材料になります。
相談したからといって、そのまま依頼する必要はありません。
まずは話を聞いてみたいという人は、無料で相談できる退職代行サービスを比較した記事も参考にしてください。
