「退職したいけれど、上司にどうやって話す時間をもらえばいいのだろう」
「退職のアポメールに何を書けばいいのか分からない」
このように悩んでいませんか。
退職のアポメールは、難しく考えすぎる必要はありません。
上司に退職について話したいことと、面談の時間をもらいたいことが伝われば、シンプルな文面でも十分です。
この記事では、そのまま参考にできる例文を使いながら、退職のアポメールをどう送ればよいか分かりやすく解説します。
退職のアポメールの例文
退職について上司と話したい場合は、まず落ち着いて話せる時間を確保しましょう。
ここでは、これから面談の日程を調整する場合と、社内スケジューラで先に予定を入れた場合の2パターンを紹介します。
自分の状況に近い例文を参考にしながら、メールを作ってみてください。
そのまま使える退職のアポメールの例文
上司に退職の話をする時間をもらうメールは、用件と候補日時が伝われば十分です。
まずは、これから面談日時を調整する場合の例文です。
件名：退職についてご相談のお時間のお願い 〇〇部長 お疲れさまです。 〇〇です。 退職についてご相談したいことがあり、少しお時間をいただけないでしょうか。 〇月〇日（〇）15時以降、または〇月〇日（〇）10時～12時でしたら調整可能です。 上記以外でも、〇〇部長のご都合に合わせて調整いたします。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
次に、社内スケジューラで面談時間を予約したあとに送る場合の例文です。
件名：退職についての面談のお願い 〇〇部長 お疲れさまです。 〇〇です。 〇月〇日（〇）〇時から、〇〇会議室で面談の予定を入れさせていただきました。 ご相談したい内容は、退職に関することです。 ご都合が悪い場合は、別の日時に調整いたします。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
どちらの場合も、アポメールでは退職理由を細かく説明する必要はありません。
上司が「いつ話すのか」「何について話したいのか」を把握できる程度にまとめると、面談につなげやすくなります。
上司へのメール送信は午前中がおすすめ
退職のアポメールは、できれば午前中に送りましょう。
午前中に送っておけば、上司もその日の予定を確認しながら返信でき、こちらが提示した候補日時について考える時間も取りやすくなります。
退勤間際に送るより、慌ただしくない時間帯に確認してもらえる可能性も高まります。
上司側に時間の余裕があれば、実際の面談でも落ち着いて話を聞いてもらいやすくなるでしょう。
退職時期や引き継ぎについて相談することも考え、午前中を目安にメールを送るとよいでしょう。
宛先を間違えないように注意
退職に関するメールは、宛先を間違えないように注意してください。
社内メールでは、名前が似ている人や同姓の社員を誤って選んでしまうことがあります。
誤送信すると、上司に伝える前にあなたの退職の意思が周囲に知られてしまう可能性があります。
さらに、送信後の訂正や説明といった余計なやり取りも必要になります。
送信する直前に、宛先が上司本人になっているかを一度確認してから送りましょう。
上司から返事が来たときの対応例
アポメールを送ったあと、すぐに面談日時が決まる場合もあれば、すぐには決まらない場合もあります。
予想していなかった返信が来ても慌てないよう、代表的な対応を確認しておきましょう。
メールで詳しく聞かれた場合の返し方
上司から「メールで詳しい内容を教えてください」と言われた場合は、退職を希望する時期を簡潔に伝えたうえで、今後の進め方を確認するとよいでしょう。
たとえば、
「〇月末での退職を希望しています。
今後の手続きについて、メールまたは面談のどちらで進めるのがよいか、ご指示いただけますでしょうか。」
と返す方法があります。
このように聞けば、メールで進めるのか、面談の時間を設けるのかを上司に確認できます。
会社によって退職手続きの進め方は異なるため、自分だけで判断せず、次に必要な対応を確認しながら進めましょう。
時間が取れないと言われたら別の日程を提案する
上司から「今週は忙しくて時間が取れない」と言われた場合は、別の日程を提案しましょう。
たとえば、次のように返信できます。
「ご返信ありがとうございます。
承知しました。
来週でしたら、〇日または〇日で調整可能です。
ご都合のよい時間帯がありましたら、ご指定いただけますと幸いです。
対面での調整が難しい場合は、オンラインや電話でも問題ございません。
よろしくお願いいたします。」
自分から候補日を出しにくければ、
「ご都合のよい日時をいくつか教えていただけますでしょうか」
と上司側に候補を聞く方法もあります。
まずは別の日程を提案し、面談できるタイミングを探してみましょう。
上司から返事がないときの対処法
アポメールを送ったものの、上司からなかなか返事が来ないこともあります。
そういう場合は、できることから一つずつ順番に対応していきましょう。
もう一度メールを送る
上司から返事がない場合は、翌営業日になっても返事がなければ、もう一度メールを送りましょう。
再度連絡するときは、相手を責めるような書き方は避け、簡潔に確認します。
たとえば、
「先日、退職についてご相談のお時間をいただきたく、メールをお送りしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。」
と伝えられます。
上司と直接会う機会があれば、
「先日メールをお送りしたのですが、ご確認いただけましたでしょうか」
と口頭で確認してもよいでしょう。
まずは上司と話す時間が取れるか相談し、それでも面談につながらない場合は次の方法を考えます。
別部門の責任者へ確認する
もう一度連絡しても上司と面談の時間を取れない場合は、別部門の責任者へ今後の進め方を確認する方法もあります。
たとえば、人事や総務など、退職手続きに関わる部門の責任者が確認先になる場合があります。
退職について誰へ確認すればよいかは会社によって異なるため、就業規則や社内の案内も見ておきましょう。
確認するときは、
「直属の上司へ面談をお願いしていますが、まだ時間を取れていません。退職について、今後どのように進めればよいでしょうか」
と現在の状況を簡潔に伝えます。
まずは社内で、今後どのように進めればよいか確認してみましょう。
社外の力を借りよう
上司への再連絡や別部門への確認をしても退職の話が進まないと、「次にどう動けばいいのだろう」と感じることもあるでしょう。
そうしたときは、自分だけで考え続けるのではなく、社外のサービスへ今の状況を相談する方法もあります。
その一つが退職代行です。
会社への退職連絡などをサポートするサービスで、退職の進め方や今の状況について相談できる場合もあります。
「会社とどこまで自分でやり取りすればいいのか分からない」「このまま今の方法を続けることに不安を感じている」という場合は、まず状況を相談してみることで、次に取る方法を整理するきっかけになります。
無料で相談できるサービスも比較しているので、自分に必要なサポートを受けられるか確認してみてください。
